Вадим Демченко, бизнес-тренер и фасилитатор CASE, знает, как сократить время совещаний и повысить их эффективность

 На совещания и собрания уходит 60-80% рабочего времени руководителей среднего и высшего звена, а в некоторых компаниях этим занятием злоупотребляют настолько, что работа практически останавливается. Нередко решения принимаются болезненно, скоропалительно или авторитарно. Это позволяет только снять симптомы, но не решает проблемы в корне. Часто договориться и не получается, и в результате – вместо поступательного движения вверх по лестнице бег по кругу.

Что не так в наших совещаниях? Главное заблуждение заключается в том, что руководители рассматривают коллективную деятельность как естественный процесс. То есть предполагается, что все сотрудники умеют качественно работать в группе. Кроме того, нередко участники групповых дискуссий не готовы к совещаниям и не имеют заготовленных решений всех обсуждаемых проблем, а сдерживать свои эмоции не может практически никто.

Простой способ сократить время на бесполезное обсуждение проблем с поиском виноватых и научиться проводить совещания коротко и результативно – проводить совещания стоя. Это значительно сократит время обсуждения. Запретите участникам совещаний говорить о проблемах, особенно эмоционально, обсуждайте только способы решения проблем. Приглашайте на совещания только способных к творческому мышлению и эмоционально сдержанных сотрудников.

Второй вариант – фасилитация групповых дискуссий. Можно привести много примеров, когда группы, состоящие из самых талантливых людей, не смогли в полной мере использовать свои возможности, и их работа была совершенно не эффективной. Пригласите фасилитатора, который, используя словесную энергию и эмоциональный потенциал сотрудников, поможет в достижении результата на совещаниях. Фасилитатор является экспертом в организации групповых видов работы, он непредвзят и нейтрален к теме обсуждения. При  этом фасилитировать – это значит сделать групповую дискуссию «легкой». Фасилитация нужна там, где требуется продуктивная дискуссия, будь то решение проблем или выработка стратегического плана или миссии организации.

Наконец, выносите на обсуждение во время совещаний только вопросы, действительно требующие коллективного обсуждения. Есть масса проблем, которые можно решить эффективно, только работая в группе. Майк Робсон в своей книге От идеи к решению: использование потенциала управленческой группы пишет: «Вначале полезно было бы четко определить случаи, когда сочетание индивидуальной и групповой работы является оптимальным. Разумеется, нет никакого смысла загружать группу проблемой, которая имеет один вариант решения. Его может быстро и эффективно найти один человек. При этом не стоит манипулировать группой, подталкивая ее к одобрению уже принятого решения. Группы обычно видят подобные уловки и реагируют на них отрицательно. Все это кажется простым и очевидным, но многие группы попадают в подобные ловушки».

Необходимо четко понимать, когда, как и какие вопросы можно плодотворно решать групповым методом и подходит ли для этого формат совещания. Существуют проблемы, с решением которых достаточно хорошо справится один сотрудник, будь то руководитель или исполнитель. Поверьте в потенциал своих сотрудников и начните им доверять в решении текущих проблем и задач. По вопросам, которые требуют коллегиальных решений, устраивайте совещания с приглашенным фасилитатором, хорошо подготовленные и с четким регламентом.

 ________________________

Фасилитация способствует:

•  совершенствованию процесса обсуждения;

•  поиску оптимальных решений и их высокой согласованности;

•  овладению участниками группы навыками совместной работы;

•  развитию творческого мышления сотрудников;

•  участию в решении проблем сотрудников всех уровней организации;

•  экономии времени при проведении совещаний.

 Журнал "Штат, №5 2011